Sommario
- Utilizza un processo di scrittura.
- Sviluppa uno stile.
- Formattare i documenti in modo appropriato.
- Tieni gli strumenti di scrittura a portata di mano.
Una buona scrittura gioca un ruolo chiave nel successo aziendale. Il materiale scritto serve spesso come contatto iniziale con i potenziali clienti, mentre i documenti e la corrispondenza quotidiana costituiscono il nucleo della maggior parte dei rapporti commerciali. La scrittura sciatta può essere un rompicapo. Quindi, se ti consideri una "persona delle parole" o hai paura di toccare la tastiera, è importante sviluppare solide capacità di scrittura.
Utilizza un processo di scrittura
Non aspettarti di sederti e sfornare un documento perfetto. Scrivere bene richiede pianificazione.
- Innanzitutto, determina l'idea principale che desideri trasmettere e scrivila in una o due frasi.
- Sviluppa uno schema che supporti l'idea e risponda a tutte le domande di base: chi, cosa, quando, dove e perché. Uno schema costituisce la spina dorsale del prodotto finito. Senza uno, il tuo documento potrebbe essere incoerente, facendo sì che i lettori non colgano il punto.
- Potresti anche provare a creare un rituale per entrare nello stato d'animo di "scrittura". Potrebbe essere utile respirare profondamente, prendere in mano una penna speciale o visualizzare il prodotto finito di successo.
Quando finisci di scrivere il tuo documento, leggilo ad alta voce. Se una frase o una parola sembra imbarazzante, rivedila. Ma non puoi arrivare a quel punto senza prima utilizzare queste strategie aggiuntive.
Sviluppa uno stile
Lavora per sviluppare uno stile semplice e coerente che puoi applicare a tutti i tuoi scritti aziendali.
- Presta molta attenzione a ogni frase che usi. Attenzione alle parole inutili. Ad esempio, invece di scrivere "Confermiamo la ricezione della tua lettera", potresti scrivere "Abbiamo ricevuto la tua lettera" o "Grazie per aver inviato la tua lettera".
- Resisti all'uso di termini burocratici, "linguaggio aziendale" o paroloni inutili. Invece di “ottimale”, ad esempio, usa “migliore”. Ridurre al minimo il gergo e gli acronimi.
- Suddividi i paragrafi lunghi e ritaglia le frasi prolisse o ridondanti. La scrittura pigra può perdere lettori. Nessuno vuole passare 10 minuti a rileggere una frase prima di capirla.
- Vai dritto al punto in lettere, promemoria ed e-mail.
- Usa la voce attiva il più spesso possibile. Ciò contribuirà a rendere la tua scrittura concisa e a mantenere il lettore in movimento attraverso il documento. Ad esempio, invece di scrivere "Le proposte saranno esaminate dal comitato di selezione", dovresti scrivere "Il comitato di selezione esaminerà le proposte".
- Evita l'umorismo inappropriato. Se devi includere una battuta o un commento in un'e-mail, lascialo per la fine.
Formattare i documenti in modo appropriato
Formatta i tuoi documenti per renderli facili da leggere e adatti al tipo di documento con cui stai lavorando.
- Utilizza caratteri serif come Times New Roman per il testo. Sono più facili da leggere. (I serif sono le piccole "code" o svolazzi sulle lettere.) Cerca di limitare i caratteri sans-serif come Arial a intestazioni o didascalie.
- Lasciare i margini irregolari anziché giustificati.
- Mantieni i paragrafi brevi per evitare blocchi di testo intimidatori. Varia il numero di righe per paragrafo per rendere il documento più interessante da guardare.
- Utilizza elenchi puntati e sottotitoli per rendere il materiale complicato più facile da comprendere e per aggiungere appeal visivo.
- Se appropriato, utilizza grafici, mappe o altri dispositivi per trasmettere informazioni importanti, ma evita di ingombrare il documento.
- Nelle e-mail, elimina le intestazioni inappropriate e lascia il messaggio originale in modo che il lettore possa contestualizzare la tua risposta. Ricorda che, sebbene le e-mail possano essere più informali, costituiscono comunque corrispondenza commerciale. Assicurati di includere un saluto e di terminare con una cortese conclusione.
Tieni gli strumenti di scrittura a portata di mano
I correttori ortografici del computer possono essere molto utili, ma non fare affidamento su di essi per individuare tutti i tuoi errori. Tieni a portata di mano alcuni strumenti di scrittura di base.
- Acquista un buon dizionario e un dizionario dei sinonimi.
- Utilizza un manuale di stile come il Chicago Manual of Style o il Libro di stile dell'Associated Press per l'orientamento. Una guida di stile può fornire indicazioni su quali parole scrivere in maiuscolo e quando abbreviare le parole. Chiedi ai tuoi clienti se hanno una preferenza.
- Se possibile, chiedi a un redattore tecnico di rivedere il tuo lavoro.
Ricorda che per scrivere bene ci vuole pazienza e pratica. Anche leggere esempi di buona scrittura, dai romanzi ai materiali di marketing, può essere prezioso per migliorare la propria scrittura.
Sommario
- Utilizza un processo di scrittura.
- Sviluppa uno stile.
- Formattare i documenti in modo appropriato.
- Tieni gli strumenti di scrittura a portata di mano.
Una buona scrittura gioca un ruolo chiave nel successo aziendale. Il materiale scritto serve spesso come contatto iniziale con i potenziali clienti, mentre i documenti e la corrispondenza quotidiana costituiscono il nucleo della maggior parte dei rapporti commerciali. La scrittura sciatta può essere un rompicapo. Quindi, se ti consideri una "persona delle parole" o hai paura di toccare la tastiera, è importante sviluppare solide capacità di scrittura.
Utilizza un processo di scrittura
Non aspettarti di sederti e sfornare un documento perfetto. Scrivere bene richiede pianificazione.
- Innanzitutto, determina l'idea principale che desideri trasmettere e scrivila in una o due frasi.
- Sviluppa uno schema che supporti l'idea e risponda a tutte le domande di base: chi, cosa, quando, dove e perché. Uno schema costituisce la spina dorsale del prodotto finito. Senza uno, il tuo documento potrebbe essere incoerente, facendo sì che i lettori non colgano il punto.
- Potresti anche provare a creare un rituale per entrare nello stato d'animo di "scrittura". Potrebbe essere utile respirare profondamente, prendere in mano una penna speciale o visualizzare il prodotto finito di successo.
Quando finisci di scrivere il tuo documento, leggilo ad alta voce. Se una frase o una parola sembra imbarazzante, rivedila. Ma non puoi arrivare a quel punto senza prima utilizzare queste strategie aggiuntive.
Sviluppa uno stile
Lavora per sviluppare uno stile semplice e coerente che puoi applicare a tutti i tuoi scritti aziendali.
- Presta molta attenzione a ogni frase che usi. Attenzione alle parole inutili. Ad esempio, invece di scrivere "Confermiamo la ricezione della tua lettera", potresti scrivere "Abbiamo ricevuto la tua lettera" o "Grazie per aver inviato la tua lettera".
- Resisti all'uso di termini burocratici, "linguaggio aziendale" o paroloni inutili. Invece di “ottimale”, ad esempio, usa “migliore”. Ridurre al minimo il gergo e gli acronimi.
- Suddividi i paragrafi lunghi e ritaglia le frasi prolisse o ridondanti. La scrittura pigra può perdere lettori. Nessuno vuole passare 10 minuti a rileggere una frase prima di capirla.
- Vai dritto al punto in lettere, promemoria ed e-mail.
- Usa la voce attiva il più spesso possibile. Ciò contribuirà a rendere la tua scrittura concisa e a mantenere il lettore in movimento attraverso il documento. Ad esempio, invece di scrivere "Le proposte saranno esaminate dal comitato di selezione", dovresti scrivere "Il comitato di selezione esaminerà le proposte".
- Evita l'umorismo inappropriato. Se devi includere una battuta o un commento in un'e-mail, lascialo per la fine.
Formattare i documenti in modo appropriato
Formatta i tuoi documenti per renderli facili da leggere e adatti al tipo di documento con cui stai lavorando.
- Utilizza caratteri serif come Times New Roman per il testo. Sono più facili da leggere. (I serif sono le piccole "code" o svolazzi sulle lettere.) Cerca di limitare i caratteri sans-serif come Arial a intestazioni o didascalie.
- Lasciare i margini irregolari anziché giustificati.
- Mantieni i paragrafi brevi per evitare blocchi di testo intimidatori. Varia il numero di righe per paragrafo per rendere il documento più interessante da guardare.
- Utilizza elenchi puntati e sottotitoli per rendere il materiale complicato più facile da comprendere e per aggiungere appeal visivo.
- Se appropriato, utilizza grafici, mappe o altri dispositivi per trasmettere informazioni importanti, ma evita di ingombrare il documento.
- Nelle e-mail, elimina le intestazioni inappropriate e lascia il messaggio originale in modo che il lettore possa contestualizzare la tua risposta. Ricorda che, sebbene le e-mail possano essere più informali, costituiscono comunque corrispondenza commerciale. Assicurati di includere un saluto e di terminare con una cortese conclusione.
Tieni gli strumenti di scrittura a portata di mano
I correttori ortografici del computer possono essere molto utili, ma non fare affidamento su di essi per individuare tutti i tuoi errori. Tieni a portata di mano alcuni strumenti di scrittura di base.
- Acquista un buon dizionario e un dizionario dei sinonimi.
- Utilizza un manuale di stile come il Chicago Manual of Style o il Libro di stile dell'Associated Press per l'orientamento. Una guida di stile può fornire indicazioni su quali parole scrivere in maiuscolo e quando abbreviare le parole. Chiedi ai tuoi clienti se hanno una preferenza.
- Se possibile, chiedi a un redattore tecnico di rivedere il tuo lavoro.
Ricorda che per scrivere bene ci vuole pazienza e pratica. Anche leggere esempi di buona scrittura, dai romanzi ai materiali di marketing, può essere prezioso per migliorare la propria scrittura.
Sommario
- Utilizza un processo di scrittura.
- Sviluppa uno stile.
- Formattare i documenti in modo appropriato.
- Tieni gli strumenti di scrittura a portata di mano.
Una buona scrittura gioca un ruolo chiave nel successo aziendale. Il materiale scritto serve spesso come contatto iniziale con i potenziali clienti, mentre i documenti e la corrispondenza quotidiana costituiscono il nucleo della maggior parte dei rapporti commerciali. La scrittura sciatta può essere un rompicapo. Quindi, se ti consideri una "persona delle parole" o hai paura di toccare la tastiera, è importante sviluppare solide capacità di scrittura.
Utilizza un processo di scrittura
Non aspettarti di sederti e sfornare un documento perfetto. Scrivere bene richiede pianificazione.
- Innanzitutto, determina l'idea principale che desideri trasmettere e scrivila in una o due frasi.
- Sviluppa uno schema che supporti l'idea e risponda a tutte le domande di base: chi, cosa, quando, dove e perché. Uno schema costituisce la spina dorsale del prodotto finito. Senza uno, il tuo documento potrebbe essere incoerente, facendo sì che i lettori non colgano il punto.
- Potresti anche provare a creare un rituale per entrare nello stato d'animo di "scrittura". Potrebbe essere utile respirare profondamente, prendere in mano una penna speciale o visualizzare il prodotto finito di successo.
Quando finisci di scrivere il tuo documento, leggilo ad alta voce. Se una frase o una parola sembra imbarazzante, rivedila. Ma non puoi arrivare a quel punto senza prima utilizzare queste strategie aggiuntive.
Sviluppa uno stile
Lavora per sviluppare uno stile semplice e coerente che puoi applicare a tutti i tuoi scritti aziendali.
- Presta molta attenzione a ogni frase che usi. Attenzione alle parole inutili. Ad esempio, invece di scrivere "Confermiamo la ricezione della tua lettera", potresti scrivere "Abbiamo ricevuto la tua lettera" o "Grazie per aver inviato la tua lettera".
- Resisti all'uso di termini burocratici, "linguaggio aziendale" o paroloni inutili. Invece di “ottimale”, ad esempio, usa “migliore”. Ridurre al minimo il gergo e gli acronimi.
- Suddividi i paragrafi lunghi e ritaglia le frasi prolisse o ridondanti. La scrittura pigra può perdere lettori. Nessuno vuole passare 10 minuti a rileggere una frase prima di capirla.
- Vai dritto al punto in lettere, promemoria ed e-mail.
- Usa la voce attiva il più spesso possibile. Ciò contribuirà a rendere la tua scrittura concisa e a mantenere il lettore in movimento attraverso il documento. Ad esempio, invece di scrivere "Le proposte saranno esaminate dal comitato di selezione", dovresti scrivere "Il comitato di selezione esaminerà le proposte".
- Evita l'umorismo inappropriato. Se devi includere una battuta o un commento in un'e-mail, lascialo per la fine.
Formattare i documenti in modo appropriato
Formatta i tuoi documenti per renderli facili da leggere e adatti al tipo di documento con cui stai lavorando.
- Utilizza caratteri serif come Times New Roman per il testo. Sono più facili da leggere. (I serif sono le piccole "code" o svolazzi sulle lettere.) Cerca di limitare i caratteri sans-serif come Arial a intestazioni o didascalie.
- Lasciare i margini irregolari anziché giustificati.
- Mantieni i paragrafi brevi per evitare blocchi di testo intimidatori. Varia il numero di righe per paragrafo per rendere il documento più interessante da guardare.
- Utilizza elenchi puntati e sottotitoli per rendere il materiale complicato più facile da comprendere e per aggiungere appeal visivo.
- Se appropriato, utilizza grafici, mappe o altri dispositivi per trasmettere informazioni importanti, ma evita di ingombrare il documento.
- Nelle e-mail, elimina le intestazioni inappropriate e lascia il messaggio originale in modo che il lettore possa contestualizzare la tua risposta. Ricorda che, sebbene le e-mail possano essere più informali, costituiscono comunque corrispondenza commerciale. Assicurati di includere un saluto e di terminare con una cortese conclusione.
Tieni gli strumenti di scrittura a portata di mano
I correttori ortografici del computer possono essere molto utili, ma non fare affidamento su di essi per individuare tutti i tuoi errori. Tieni a portata di mano alcuni strumenti di scrittura di base.
- Acquista un buon dizionario e un dizionario dei sinonimi.
- Utilizza un manuale di stile come il Chicago Manual of Style o il Libro di stile dell'Associated Press per l'orientamento. Una guida di stile può fornire indicazioni su quali parole scrivere in maiuscolo e quando abbreviare le parole. Chiedi ai tuoi clienti se hanno una preferenza.
- Se possibile, chiedi a un redattore tecnico di rivedere il tuo lavoro.
Ricorda che per scrivere bene ci vuole pazienza e pratica. Anche leggere esempi di buona scrittura, dai romanzi ai materiali di marketing, può essere prezioso per migliorare la propria scrittura.